«ازوقتتان به شايستگي استفاده كنيد »

زمان با ارزش ترين منبعي است كه در اختيار داريم . در بعضي از زبانها وقت وزمان متداول ترين كلماتي است كه به كار مي روند. وقت بسيار با ارزش تر از پول است ما مي توانيم زندگي خودرا به مدت زماني كه در دنيا به ما اختصاص داده شده است توصيف كنيم.
 

مهم ترين وظيفه در زندگي آن است كه بيشترين بهره را از اين زمان ببريم. 
زمان سرمايه ايست گرانبها :
• وقت كالا و متاع محدود ، متناهي و فرار است.
• وقت را نمي توان خريد.
• زمان را نمي توان ذخيره و يا پس انداز كرد.
• زمان قابل افزايش نيست.
• گذر زمان دائمي واجتناب ناپذير است.
• زمان زندگي است.
ما نمي توانيم سپري شدن زمان را متوقف كنيم.
يك ساعت از عمر شما ، چقدر برايتان ارزش دارد ؟
آيا همانقدر كه مراقب پولتان هستيد ، درباره وقتتان نيز دقت مي كنيد ؟
سرمايه محدود عمر ، فقط قابل تخمين است : يك انسان با اميد زندگي طولاني حداكثر 000/200 ساعت از زمان را به عنوان وقت قابل استفاده در اختيار دارد.
طبق تخمين و برآورد به عمل آمده تنها 30 ويا 40 درصد از توان وپتانسيل افراد در كار آزاد شده است. به عبارت ديگر ، طبق محاسبات بيشتر افراد حداقل 60 درصد از زندگي كاريشان را حرام مي كنند. بيشتر وقتها وانرژي ها به هدر مي روند چون اهداف روشن ، برنامه ريزي ، اولويت گذاري ودورنگري وجود ندارد.
مديريت زمان واوقات شما به معني مسلط بودن و كنترل كردن زمان وكار شماست به جاي انكه اجازه دهيد آنها شما را تحت كنترل خود درآورند.
زندگي به شرطي مي تواند كاملاً موفقيت آميز باشد كه برپايه ديدگاهي صحيح از زمان و زندگي بنا نهاده شود ما بايد تلاشي هوشمندانه بكار بريم تا از وقتي كه در اختيار داريم جهت دستيابي به اهداف شخصي و حرفه اي خود سود جوئيم.
• از وقت براي كار استفاده كنيد چرا كه كار بهاي موفقيت است.
• از وقت براي تفكر استفاده كنيد چرا كه تفكر سرچشمه قدرت است.
• از وقت براي تفريح استفاده كنيد چرا كه تفريح رازجواني جاودانه است.
• از وقت براي دوستي استفاده كنيد چرا كه دوستي جاده خوشبختي است.
• از وقت براي عشق استفاده كنيد چرا كه عشق لذت زندگي است.
• از وقت براي خنده استفاده كنيد چرا كه خنده موسيقي وآهنگ روح است.

« شناخت سارقين زمان »
« بخشي از اوقات ما به سرقت مي رود و يا در آن تقلب صورت مي گيرد و آنچه باقي مي ماند به نظر مي رسد كه به طور نامشخص ناپديد مي شود »
« سنكا »
هنگامي كه كارها آنطور كه ما برنامه ريزي كرده ايم و يا انتظار داريم واقع نمي شود اغلب ، علت آن است كه بر كرات در كار ها ايجاد وقفه شده و انقطاع حاصل مي گردد بعضي وقتها مقصر خودمان هستيم اما در پاره اي از اوقات اطرافيان و مسائل ديگري مشمول اين قضيه هستند.
« اهدافتان را مشخص كنيد »
« اگر اهداف روشن نباشد بايد دوچندان تلاش كرد »
« مارك توآين »
مديريت موفق تنها زماني امكان پذير است كه اهداف ، روشن و به خوبي تعريف شده باشند و مراقبتها و بررسي هاي لازم بعدي جهت دستيابي به اهداف به عمل آيد.
اهداف ، افراد را به مبارزه فرا مي خواند و محرك ومشوق فعاليتند.
مديريت مبتني بر هدف روش كار آمد و پاسخگو است كه در شركتها و مديريت ستادي به كار گيري شده است.
داشتن هدف كمك مي كند تا توانائيهايتان و نيروهاي نا خودآگاه را بر روي نقاط حقيقي متمركز كنيد. هدف گذاري پيش شرط لازم و كليد مديريت زمان موفق است.
« قانون پارتو » «قاعده 80 : 20 »
اين قاعده براي اولين بار توسط اقتصاد دان ايتاليائي به نام « ويلفردوپارتو » در قرن نوزدهم مطرح گرديد. توسط مطالعات آماري پارتو دريافت كه 20% از جمعيت مالك 80% از ثروت ماي هستند.
از كل مسائل كه در زندگي با آن دست به گريبان هستيم تنها 20% از مواد داراي اهميت و ويژگي هستند كه اتفاقاً 80% از موفقيت ما در گروي اين 20% است لذا لازم است كه اين مسائل را شناسايي كرده و براي آنها اولويت خواصي را در نظر بگيريم.
« برنامه هايتان را روي كاغذ بياوريد »
« هر كس در بهار نكارد در پاييز برداشت نخواهد كرد »
هرچه وقتمان را بهتر سازماندهي كنيم (برنامه) بهتر مي توانيم از آن جهت دستيابي به اهداف شخصي وشغلي استفاده كنيم برنامه ريزي به معني آمادگي جهت تحقق اهداف است.
فايده اصلي برنامه ريزي كار شما آن است كه : برنامه ريزي يعني نجات دادن و ذخيره سازي وقت.
تجربه دنياي تجارت نشان داده است كه هرچه تلاش بيشتري صرف برنامه ريزي بكنيم در موقع اجرا وعمل ، زمان كمتري مورد نياز است ودر نهايت زمان ذخيره مي گردد.

هشت دقيقه آمادگي براي يك روز كاري و ثبات قدم بر روي برنامه ها مي تواند در نهايت در هر روز يك ساعت وقت اضافي جهت استفاده در ديگر كارهاي ضروري براي شما در بر داشته باشد.
مهم ترين قاعده در برنامه ريزي آن است كه كارها را به نوشته در آوريم.
برنامه نوشته شده به معني كاهش بار از روي حافظه شماست.
« از فهرست برنامه روزانه استفاده كنيد »
« هر چه دقيق تر برنامه ريزي كنيد ، شانسها و فرصتهاي بيشتري به سراغ شما مي آيد »
روز كوچكترين وقابل كنترل ترين بخش در سيستم برنامه ريزي زمان است.
اگر شما كارهاي روزانه را توسط برنامه ريزي تحت كنترل خود در نياوريد ، امكان ندارد كه مدعي برنامه ريزي براي زمانهاي طولاني تر مثلاً يك ماه و يك سال باشيد.
فهرستي واقع بينانه از برنامه روزانه بايد تنها در بر گيرنده آنچه شما مايل هستيد و توانائي انجام آن را داريد باشد.
« هميشه وظايف و فعاليتها را ليست كنيد »
از دست دادن زمان را حساب كنيد همانطور كه از دست دادن پول را محاسبه مي كنيد.
زمانهايي را براي كارهاي برنامه ريزي نشده و كارهاي غير مترقبه در نظر بگيريد.


برنامه زمان شما بايد شامل سه دسته شود :
• تقريبا 60% براي برنامه ريزي فعاليتها ( برنامه روزانه )
• تقريبا 20 % براي فعاليتهاي غير منتظره ( انقطاعها ، دزد هاي زمان )
• تقريبا 20 % براي فعاليتهاي بي سابقه و فعاليتهاي اجتماعي ( زمان خلاق )

براساس اولويتها تصميم بگيريد انتخابگر باشيد ، كارها را تعويض كنيد.
در پايان روز فهرست كارها را بررسي كنيد و خودتان را از شر كارهاي ناتمام رها كنيد .
« اولويتها را تعيين كنيد »
بهتر است كه كاردستي انجام دهيم (اثربخشي) بجاي آنكه «كار» را درست انجام دهيم (كارآيي)
 

« پيتر دراكر »

دو مشكل بزرگ در مديريت زمان ، وسوسه هميشگي نسبت به انجام بسيار زياد كارها در يك زمان و خطر پراكندگي قوا به هنگام تقسيم آن بين وظايف مي باشد.
مديران موفق از طريق توانايي آنها نسبت به سرو كار داشتن با فعاليتهاي بي شمار وگوناگون شناخته شده اند در حالي كه خود را در هر زمان ، به يك وظيفه مشخص اختصاص داده اند.
اولويت گذاري به معني تصميم گيري است ، اينكه كدام وظيفه داراي حق تقدم زيادي است ، كدام در اولويت دوم است الي آخر ، و اينكه كداميك داراي كمترين اولويت است . وظايف داراي اولويت زياد بايستي ابتدا انجام شوند.


« مزاياي اولويت گذاري »
با درجه بندي كارهايتان بر اساس اهميت ، مطمئن مي شويد كه :
• ابتدا روي كارهاي مهم كار مي كنيد.
• در صورت لزوم ، بر اساس ضرورت و فوريت روي وظايف كار ميكنيد.
• در يك زمان ، دقيقاً بر روي يك كار متمركز مي شويد.
• در برنامه ريزي زمان با كارها به صورت مؤثرتري برخورد مي كنيد.
• اهداف تعيين شده به مؤثرترين شكل آن برحسب شرايط محيطي بدست مي آيند.
• تمام وظايفي كه ممكن است توسط ديگري انجام شود به به كناري گذاشته شده و تفويض مي گردد.
• در پايان يك دوره برنامه ريزي شده ( مثلاً يك روز كاري ) ، مهم ترين موضوعات در بالاترين نرخ محافظت ومراقبت قرار دارند.
• ماموريتها و وظايفي كه شما و موفقيتهايتان با آنها سنجيده مي شوند كامل شده اند.


تجزيه الف ، ب ، ج
تجزيه و تحليل ارزش استفاده از زمان نشان مي دهد كه زمان صرف شده بر روي كارهاي بسيار مهم (الف) ، مهم (ب) و كم اهميت (ج) با توجه به موقعيت افراد ، متفاوت است ( به بيان ديگر مديريت پرسنلي از اين لحاظ با مدير مالي متفاوت است).
تجزيه و تحليل ارزش استفاده از زمان (الف – ب – ج )

كارهاي نوع (الف) : مهم ترين وظايف مديريت هستند. اينگونه وظايف تنها توسط فردي كه مسئول آن است ويا توسط يك گروه به نحو شايسته اي انجام مي پذيرد ( به عبارت ديگر قابل واگذاري نيستند ) و از مهم ترين مسائلي هستند كه عملكرد مديريت با آنها مورد سنجش واقع مي شوند.
كارهاي نوع (ب) : از وظايف نيمه مهم هستند و مي توانند به ديگري محول شوند.
كارهاي نوع (ج) : وظايفي هستند كه داراي كمترين اهميت هستند ، اما از لحاظ كميت بيشترين حجم از كارهاي روزانه را به نمايش مي گذارند ( وظايف روز مره ، تشريفات اداري ، خواندن ، تلفن زدن ، پرونده ها ، مراسلات و ديگر كارهاي اداري)
« بارفتار وحالت مثبت آغازكنيد »
قلب شاد چهره را زيبا مي سازد و قلب غمگين روح وجان را مي شكند.
تقريباً همان مشكل هميشگي : با عجله به سوي دفتر كار هجوم مي بريد ، بدون خواب كافي و يا صبحانه مرتب ، در فشار وقت و با عجله زياد. دقيقاً همان نوع شروع كردني كه مي تواند تمام روزتان را خراب كند. صبحدم بايد به خودتان فرصت دهيد تا :
• به آرامي برخيزيد.
• صبحانه دلچسبي با خانواده خود بخوريد.
• از استحمام لذت برده و لباس بپوشيد.
• آهسته و بدون عجله و با فراقت خاطر به سوي كار برانيد.
براي اينكه در هر روز رفتار واحساس مثبت را حفظ كنيد ، بايستي سه قاعده را رعايت كنيد.
• در هر روز بعضي از كارهايي را كه از آن لذت مي بريد انجام دهيد.
• در هر روز بعضي از كارهايي كه شما را به طور مملوسي به اهداف شخصي تان نزديك تر مي كند انجام دهيد.
• در هر روز بعضي از كارهايي را انجام دهيد كه بين زندگي خصوصي و زندگي حرفه اي شما ايجاد توازن كند ( ورزش ، خانواده ، سرگرمي ، و غيره )


« مراقب منحني فعاليت باشيد »

« سحر خيز باش تا كامروا باشي »

در طي روز توان اجرائي هر كس در نوسان وتغيير است . اين تغييرات به طور طبيعي از فردي به فرد ديگر متفاوت است ، اما قابل پيش بيني است . گرچه تفاوتي بين افراد به خاطر گوناگوني در عادات تغذيه و مسائل شخصيتي وجود دارد ولي هنوز هم مطالب ذيل قابل طرح است.

• بالا ترين سطح فعاليت معمولا در صبح رخ مي دهد. اين سطح از فعاليت مجدداً در باقي روز به دست نخواهد آمد.
• بعد از ظهر ، و بطور مشخص بعد از نهار دوره عدم فعاليت وركود شروع مي شود. بعضي از افراد تلاش مي كنند با خوردن مقادير زيادي قهوه غليظ بر اين سستي غلبه كنند. به هر حال اين كار معمولاً فقط دوره عدم فعاليت را به تاخير مي‌اندازد ، ولي مانع بروز آن نمي‌شود .
• بعد از دومين وضعيت فعاليت سطح بالا در غروب ،‌‌‌ منحني اجرا بطور پيوسته سقوط ميكند تا اينكه در چند ساعت بعد از نيمه شب به پايين‌ترين نقطه آن ميرسد.

« ساعت سكوت و آرامشي را براي خودتان اختصاص دهيد »

 

بزرگترين وقايع ، ساعات پر هياهوي ما نيستند بلكه آرامترين آنها هستند.

« نيچه »

بسياري از مديران كار (واقعي ) را بعد از ساعات رسمي دفتري آغاز مي كنند. آنها در طول رو براي انجام وظيفه اصلي وقت ندارند زيرا عوامل عدم تمركز فراواني وجود دارد‌ : همقطاران ، مشتريان ، ملاقات كنندگاني كه وقت قبلي نگرفته اند، ناسازگاريها و اختلافات ، تماسهاي تلفني ، جلسات و غيره . ممكن است كه سياست هميشگي درب باز از نظر ديگران بسيار ستوده باشد ولي مديري كه اجازه مي دهد وقتش با اين روش به تاراج رود به خود صدمه مي رساند.

« يك قرار ملاقات با خودتان ( زمان آرامش) »

در دوره سازماندهي بايستي زمان آرامش را در نظر گرفته و بكار بريد ، همچون ديگر ملاقاتهاي مهم كه در آن زمان غايب خواهيد بود و در دسترس نمي باشيد‌ :
• ساعت آرامش را در برنامه روزانه خودتان ياد داشت كنيد ، مانند وقتي كه با يك مشتري قرارداريد و يا بايد در جلسه اي شركت كنيد.
• در طول دوره آرامش از خودتان مراقبت كنيد ( بهترين روش ، به كمك منشي و يا مسئول دفترتان ) درب اطاق را بر روي دفترتان ببنديد ، و قبل از انجام اين كار به همكاران و همقطاران بگوئيد كه « آنجا نخواهيد بود »


« از يك برنامه ريز زمان استفاده كنيد »

« تنها كافي نيست كه به قصد گرفتن ماهي خود را به رودخانه برسانيد ، بايستي نيز بياوريد »

« مثل قديمي چيني»

مديران موفق در مديريت وقت خودشان نيز موفق هستند . آنها از آن جهت كه فعاليتهايشان را تحت كنترل در آورند تا در نتيجه وقت بيشتري براي كارهاي اساسي داشته باشند كامياب مي باشند. راز موفقيت بسيار ي از كارمندان و مديران ، استفاده روزمره از يك كمك كار شخصي است كه به آنها اجازه مي دهد تا :
• نگرشي جامع و فراگير بر همه وظايفي كه در دست دارند داشته باشيد.
• برنامه ريزي كنند وتمام پروژه هاي مهم ، قرار ملاقات وفعاليت ها را با روشي سيستماتيك و هدفمدار با يكديگر هماهنگ و متناسب سازند.
• در امر سازماندهي و مراقبت و پيگيري وظايف موفق تر باشند.

مديريت زمان پايدار و استوار مزاياي فراواني دارد :
مايليد چه چيزي بدست آوريد. *
• آمادگي بهتر براي روز كاري آينده
• برنامه اي رو به جلو براي همان روز
• تصويري روشن و فراگير از اهداف روزانه
• سازماندهي امور روزمره
• حافظه بهتر
• تمركز بر روي مسائل اساسي
• پراكندگي كمتر در انرژي.
• دستيابي به اهداف روزانه
• قائل شدن تفكيك وتمايل بين موضوعات مهم وموضوعات كم اهميت
• تصميم گيري بر اساس اولويت ها و بوسيله تفويض
• افزايش كارآيي بواسطه هماهنگي در وظايف
• كاهش عوامل حواس پرتي و برخورد مناسب تر وبهتر با انقطاعهاي در كار
• نظم شخصي
• كاهش هيجانات وفشار هاي عصبي
• خونسردي وتسلط در مواجه با حوادث غير مترقبه
• بهبود كنترل شخصي
• احساس مثبت موفقيت در پايان روز
• افزايش خشنودي و انگيزش
• افزايش توان اجرائي شخصي
• و ، بالاتر از همه ، زمان ذخيره و حفظ شده به وسيله روشي مدرن
( زمان آرامش)

 

نویسنده :      اکرم عباس نژاد